Авансовый ордер

Большинство работников предприятий, задаются вопросом, как подтвердить выплату финансовых средств в письменной форме еще до момента выплаты фиксированной заработной платы за отработанные дни либо часы месяца. Работодатель и сотрудник или наемник делают письменное подтверждение используя авансовый ордер для того, чтобы в дальнейшем не возникало споров о получении финансовых средств. Пример шаблона авансового отчета находится ниже, форма которого заполняется работником на предприятии.

Авансовый расчет

Существует законное основание для выплаты средств путем авансового расчета, в каких ситуациях сотрудник компании может рассчитывать на получение выплаты, а в каких работодатель имеет право отказать.

Законодательные нормы обязывают работодателя оплачивать труд сотрудников два раза в месяц. Даже в случаях, когда сотрудник желает получать заработную плату единожды, что подтверждает сопутствующее заявление от его лица, законопроект обязывает работодателя все равно начислять финансовые средства на счет сотрудника 2 раза в месяц. Авансовым платежом именуются выплаты за отработанные сотрудников первые 15 дней месяца.

В случаях, когда требуется более частые выплаты, в связи с неопределенным графиком работ, установленных на предприятии, либо другими факторами, администрация предприятия в праве действовать по своему усмотрению. Оплата труда не должна быть задержана сотрудникам более чем на 15 дней, данный факт дает возможность служащим организаций покрывать личные расходы в течение месяца, а заключительный срок выплат установлен последним календарным днем месяца.

Изменения сроков выплат должны быть четко прописаны в трудовом договоре с каждым сотрудником компании, в случае не следованию указанных норм, работодателя ждет ответственность перед законом.

Скачать бесплатно образец бланка авансового ордера в формате doc

Выплаты

Для расчета аванса каждое учреждение и предприятие руководствуется собственными формулами для расчета, однако существуют специализированные правовые акты, которые контролируют размер выплат сотрудникам. Авансовый ордер образец заполнения должен быть прописан в трудовом договоре для сверки его при получении денежных средств на счет работника. При расчете и выплате аванса работодателям необходимо учитывать, что нельзя оплачивать заранее не отработанные часы или смены, авансовый платеж выплачивается только по факту отработанных дней либо часов в соответствие с нормами.

В выплаты обычно входят:

1. Плата по замещению сотрудников, которые находятся в отпуске, либо на больничном после болезней или травм.
2. Выплаты за отработанные сверх нормы часы для работников с почасовой оплатой труда и выплаты за выполнение сверх норм по планам, для сотрудников с оплатой сдельно.
3. Оплаты за вредность и другие финансовые выплаты сотрудникам с трудными условиями.

В авансовые выплаты не включаются средства, которые руководство предприятия собирается выплатить сотрудникам в виде премий для мотивации, либо за хорошо отработанный месяц. Данные причины не могут быть рассмотрены для получения повышенного аванса, в следствие, что показатели сотрудника могут быть известны только в конце месяца.

Также руководителям предприятий не разрешается выплачивать аванс сотрудникам, которые по договоренности работают на процентной ставке. Оказанные услуги за месяц и процентная ставка может быть известна и подсчитана только по окончании месяца. После этого работнику начисляется выплата. Оплатой в аванс также не могут быть приняты социальная помощь сотрудникам или другие виды компенсаций, так как это не считается оплатой за труд.

В выходные дни

Авансовый ордер необходим для получения выплаты, которая выводится работодателем в основном в двух нормах расчета:

1. С учетом выходных дней. В данном случае зарплата сотрудника, зафиксированная за ним, разделяется на две равные части, одна из которых выплачивается в авансовый платеж.
2. Без учета выходных, работодателю необходимо рассчитать сумма оплаты за каждый отработанный день сотруднику и умножить на количество дней, отработанных сотрудником по пятнадцатое календарное число месяца.

Не редко практикуются фиксированные виды выплат авансового платежа предприятиями. Устанавливается в случае одинаковой зарплаты у сотрудника, для наименьших затрат в подсчёте. Специализированные ведомства не требуют от работодателей установки какой – либо системы выплат. Руководство в праве самостоятельны выбирать виды выплат, так как специфика компаний отличается друг от друга.

Разные выплаты для сотрудников так же играют немаловажную роль для выплат аванса. Например — сотрудники с наибольшим стажем получают дополнительные платы за выслугу лет, а другие, компенсации за тяжелые трудовые условия или работу в ночное время.

Различные работники предприятий могут получать:

• отличающуюся друг от друга заработную плату;
• получение дополнительных процентов от оказанных услуг или продаж;
• надбавки и выплаты.

Все эти причины отталкивают работодателей от выплаты фиксированного аванса. Между будущим сотрудником компании и работодателем, при приеме на определенную должность, составляется трудовой договором, который содержит всю информацию о выплатах, в том числе и аванса.

Авансовый платеж, исчисляется, как ровно половина за отработанное количество часов в месяц, либо выполненный план продаж или оказанных услуг. С учетом налогообложения сотруднику в среднем выплачивается около 85 процентов от заработной платы, описанной в трудовом договоре. Исходя из этого, в расчет берется около 40 процентов от общей оплаты сотруднику, как аванс.

В сумму аванса не могут входить:

• оплата за сверхурочные часы;
• повышенная норма проданного товара сотрудником;
• начисление дополнительных платежей за вредность на производстве;
• работа в ночное время;
• работа сверх нормы установленных договором часов.

Заполнение бланка

В ситуациях, когда сотруднику необходимо авансовый платеж получить заранее, ему необходимо заполнить специальный бланк – авансовый ордер. Предназначение данного документа в изложении причины сотрудником и просьбы для выплаты. К примеру текст в бланке может быть таков: «Прошу Вас, руководство компании, выплатить авансовый платеж 10 апреля 2018 года, вместо установленной в трудовом договоре даты 15 апреля 2018 года, причиной для этого следует считать болезнь близкого родственника и необходимость в покупке медикаментов. Справка с лечебного учреждения предоставляется».

Основной целью авансового ордера является подтверждение для предприятия расхода работником финансовых средств. Для подтверждения работник может предоставить прайс-лист либо после получения средств обязуется предоставить платежные чеки на расходы. Отчет или орден необходимо оформить в отделе бухгалтерии, где документ тщательно проверяется сотрудниками, а затем руководитель отдела заверяет его подписью. Для получения финансовых средств сотруднику необходимо обратиться в кассу предприятия, для перевода средств служит кассовый ордер с указанной целью для выплаты финансовых средств сотруднику.

Для получения командировочных финансовых средств сотрудник обязан иметь поручение прямого руководства, либо специальное удостоверение, подтверждающее факт выезда в отдаленную локацию для проведения работ.

Отчет о потраченных средствах сотрудник, вернувшись из командировки, должен предоставить в отдел бухгалтерии в течение трех дней с момента приезда. В отчете необходимо указать все растраты, подкрепить чеки и декларации, копии билетов на транспортировку.

Образец заполнения авансового ордера

Бланк авансового отчета по большей мере используется в двухстороннем формате. На главной стороне указано наименование организации, порядковый номер непосредственно заполняемого бланка, данные по должности и дата заполнения. Далее необходимо заполнить в специальной таблице все ранее полученные внеплановые авансовые платежи, как связанные с командировочными поездками, так и по нужде сотрудника. На обороте бланка заполняется список и наименование всех документов, которые способны подтвердить, куда израсходованы средства, выданные сотруднику. Данные, которые вносятся в иностранной валюте в специальное поле должны быть обусловлены по порядку. Лицевая сторона бланка, то есть правильное его заполнение лежит на самом сотруднике, а задняя часть должна проверятся и заверяться работником бухгалтерии предприятия.

Ответственность бухгалтерии

Оформление отчета по авансовому ордеру лежит на отделе бухгалтерии. В крупных предприятиях обычно занимается специально отведенный человек, которому поручено тщательно проверять заполнение данных и внесение в базу данных, если таковая имеется. Начинается работа бухгалтера с оформления графы «бухгалтерская запись», которую после заполнения сотрудником, проверяет ответственное лицо. После сверки всех данных, производится проверка на отсутствие ошибок и общего следования стандарту.

В работу назначенного лица также входит проверка всей документации, предоставленной в отчет. Проверка всех чеков, билетов, деклараций, которые способны доказать расход денежных средств компании производится перед утверждением отчета. В случае, если остаток аванса в связи с отъездом в командировку не был возвращен, или нет подтверждения расхода финансов, предприятие в праве удержать со следующей заработной платы сотрудника данные финансовые средства.

Большое количество споров возникает при сверке остатков или не потраченных финансовых средств. При проведении закупок, на которые средства выделены в определенном размере, но сотруднику удалось сэкономить, в отчете необходимо указать сумму остаточных средств. Также данное правило распространяется на командировки, после приезда из которых необходимо заполнить несколько отчетов, где полностью описывается информация об остатке либо перерасходе средств.

Не исключены случаи, когда сотрудник производит перерасход средств, по не исходящим от него причинам. В таких случаях необходимо указать в отчете всю информацию о расходах, стоимости и в случаях, когда добавлены собственные средства – сумму. Данная сумма после рассмотрения в бухгалтерии должна компенсироваться сотрудник в ближайшую выплату от компании.