Акт приема-передачи документов

Акт – свидетельствующий документ о свершившемся факте или событии, который составляется несколькими сторонами. Для его составления предусматривается унифицированная форма, которая подтверждается нормативными актами. Соблюдение этой формы заполнение обязательно. Ниже представлен шаблон на акт приема-передачи документов и образец заполнения.

Помимо вышеупомянутой унифицированной формы, также необходимо придерживаться порядка и правил составления, требуемых министерством, которое предоставляет соответствующий инструкции. Ниже представлен пример заполнения акта о передаче документов.

Образец акта приема-передачи документов

Скачать образец акта приема передачи документов в формате doc

Заполненный акт о приеме-передачи документов подтверждает факт приема-передачи дел как свершившееся событие. Акт приема-передачи документов относится в категорию официальных документов. Он имеет юридическую силу. Этот акт будет служить основанием и частью для всякого договора. В момент подписания тех или иных документов официального соглашения, стороны составляют акт приема-передачи документов. В нем запротоколированы все принятые или выданные документы.

В акте точно перечисляется наименование документов, количество копий и дополнительные сведения, требующие приема-передачи. В некоторых ситуациях достаточно наличие копий или оригинала. По такому принципу должна передаваться абсолютно любая документация, имеющая официальный статус. Передача может выполняться в обратном направлении если обнаружились документы, не представленные или в случае их утери или иных причин. Передача выполняется только по заявлению установленного образца. В акте указывается дата передачи, куратор, выполняющий роль по приему-передачи документов и другая важная информация. Аналогично составляется акт приема передачи бухгалтерских документов.

Правила заполнения

Чтобы заполнить акт о приеме и передаче документов не нужно особых знаний и дополнений, даже со стороны делопроизводства он оформляется по определенной форме. Для моделирования ситуации ниже берётся акт приёма-передачи между двумя предприятиями.

• Первым делом прописывается полное название и назначение составляемого документа, его суть;
• После этого должен быть указан город, в котором был составлен акт, а также фактическая дата;
• Потом указывается стандартная информация о стороне, передающей документацию: нужно обязательно выделить организационно- правовую форму (ООО, ЗАО, ИП и прочие), данные от ответственном лице, подписывающем документы, это могут быть как представители совета директоров, так и сотрудники, наделённые полномочиями для подписания соответствующей документации. Для второго случая должен быть указан номер приказа/удостоверения, на основании которого предоставляются эти полномочия, а также ФИО данного сотрудника пишется полностью;
• После такие же сведения предоставляются и о второй организации, это те же пункты: форма и название предприятия, должности ответственных лиц, их личные данные или информация об ответственных лицах.
• Когда все данные о сторонах внесены, должны быть подробно прописаны передаваемые документы. Обычно акты составляют, когда передаваемые документы имеют особую ценность или же в случае большого количества документации, поэтому лучше заранее оформлять все данные в табличном варианте.

Таблица составляется из следующих столбцов:

1. Первый из них содержит порядковые номера для данного документа.
2. Во втором должно быть наименование (пишется полностью).
3. В третьем фактическая дата.
4. В четвёртом порядковый номер, передаваемой бумаги в системе внутреннего документооборота организации.
5. Пятый столбец предусмотрен для указания вида бумаг: оригинал или копия, для копий также подписывается заваренная она или нет.
6. В шестом столбце информируют о количестве целых листов в обмениваемом документе.

Таблица не ограничена определенной информацией, можно добавлять пункты по усмотрению обеих сторон. Внизу указывается количество имеющихся экземпляров данного акта, а также сколько из них находятся у заинтересованных сторон и еще ниже должны быть проставлены заверяющие подписи обоих предприятий-фигурантов.