104 
Архивация – это возможность хранения данных разного характера. Эту деятельность осуществляют специальные структурные учреждения. Информация по ним, считается ценной и может использоваться для дальнейшей обработки или получения материалов, справок для запросов в учебных целях, контроля, корректности результатов, исследований, сравнений и прочим с ними действиям. В том числе архивы работают и с анкетированными запросами. Любой запрос из документов Центрального архива требует получения официального подтверждающего документа. Как правило, для этого первый шаг – это анкета для получения информационного письма о переименовании организации, улицы.
Правила составления
Для того, чтобы анкета для получения информационного письма о переименовании организации, улицы была оформлена правильно, понадобится имя, отчество и фамилия ответственного лица (директора) архива. Специальных официальных форм этого документа не существует.
Но есть ряд общих требований:
- ФИО, лица, по которому делается запрос. Требуется обязательно его фамилия. Тогда проще ограничить информацию по запрашиваемому периоду (если данные по фамилии были изменены, написать дату и причину изменения), адрес, на которое направить ответ из архива;
- Контактные данные;
- Указать для чего запрашивается информация и по ФИО, того, ко должен ее получить.
- Это общие и обязательные условия для любого запроса в архив, в том числе, они действуют для запросов в архив по анкете для получения информационного письма о переименовании организации, улицы.
Любое письмо по запросу включает в себя (по рабочему стажу):
- Все фамилии, в том числе и те, которые были заменены по разным причинам, в том числе и девичьи;
- Место, адрес работы физического или юридического лица;
- Все даты по любым изменениям, перемещениям, названиям организаций, предприятий, любых учреждений, общественных фондов, должностей ответственных лиц;
- Указать район, улицу, город, область.
Архивирование данных
Когда речь идет об архивных данных по зарплате, анкета, предоставляемая для архива, включает в себя все данные, даже те, которые претерпели изменения:
- фамилия, год рождения;
- место регистрации и проживания;
- места работы настоящее и прошлое, все изменения в работе;
- смена работодателя (точные даты и адреса предприятий и организаций);
- адреса и районы учреждений;
- даты приема на работу и увольнения;
- какие временные рамки по зарплате нужны.
При требовании архивных материалов по учебным данным:
- Заполняется анкета для получения информационного письма о переименовании организации, улицы с учетом всех личных данных, в том числе и девичьей фамилии, дата рождения;
- Указывается учебное заведение. Его адрес, факультет, специальность, год начала обучения и дата окончания.
Архив хранит материалы достаточно долго, в том числе и те, которые, датированы до 2017 года. При подобных запросах о смерти или рождении, заявитель должен указать ФИО (если была, смену фамилии), национальность, церковь, в которой отмечена метрическая запись.
Другая информация
Так же архивирование позволяет поднять любую информацию, в том числе и о выселении, раскулачивании и лишения права участвовать в выборах. От заявителя требуются личные данные, и материалы по всем членам семьи. Желательно указать место раскулачивания (местность, населенный пункт, уполномоченный для этого орган, сельский совет и т.д.), дата события. Описать все действия, которые произошли: раскулачивание, лишение права участвовать в выборах и имущества, переселение.
Архивы – гибкая система хранения данных. Запросы в некоторый принимаются в любой форме, на бумажных, электронных носителях, им даже по поступившей информации по телефону.
Форма ответа заявителю поступает в виде справок, выписок из архива, архивных копий.
Оформление заявлений
Заявление – анкету, для получения информационного письма о переименовании организации, улицы лучше оформить и заполнить как официальный документ по следующему шаблону:
- ФИО лица, которое отправляет запрос;
- Адрес. Домашний, почтовый индекс. Контакты (домашний, служебный телефоны);
- Дата переименования, достаточно указать только год;
- Название улицы или организации предыдущие и последующие;
- Указывается лицо, которому выдать ответ;
- Пометка о гарантии оплаты;
- Дата подачи заявки;
- Подпись заявителя.
Рекомендуется прилагать копии личных документов при подаче заявки. Иногда может потребоваться изложение мотивов для получения данной информации.
Корректно заполненный бланк лучше отсканировать. Для сотрудников архива важно, чтобы документ имел четкую формулировку. От этого зависит насколько быстро информация будет обработана. Эта процедура может занять как несколько дней, так и несколько месяцев. Так как при отсутствии материалов у заявителя по поводу переименований объектов (организации или улицы), сотрудники архивов вынуждены будут сами провести поисковые работы в Федеральных архивах.
